Johtoryhmien toiminta muutoksessa - digiloikkia ja ketteriä tuoteideoita yhdessä yössä

Kysyimme EK:n johtaja Taina Susiluodolta sekä Granon toimitusjohtaja Pekka Mettälältä miten pandemian tuoma muutos- ja uudistumistarve on näkynyt heidän johtoryhmätyössään.

Monet yritykset ovat joutuneet törmäämään kysyntäshokkiin nopeassa ajassa tai ainakin tilanteeseen, jossa palvelu tai tuote täytyy pystyä toimittamaan asiakkaille uudella tavalla, tyypillisimmin digitaalisia kanavia käyttäen. Yritykset ovat todella nopeasti ja joustavasti muuttaneet tuotantoaan palvelemaan pandemian kannalta tärkeiden tuotteiden toimitusvarmuutta. Esimerkkinä alkoholinvalmistajat, jotka ovat valjastaneet tuotantonsa käsidesin tekemiseen, tai toisena esimerkkinä hollantilainen hotelli Van der Valk, joka muuttui nopeassa aikataulussa koronaturvalliseksi synnytyssairaalaksi.

Johtoryhmät ovat joutuneet sopeutumaan nopeasti muuttuneeseen tilanteeseen, jossa on pitänyt nopeassa aikataulussa määrittää uudelleen tavoitteet ja työn tekemisen tavat. Viestintään ja vuorovaikutukseen on täytynyt kiinnittää erityistä huomiota tässä epätavallisessa tilanteessa. Yritysten ohella samojen haasteiden äärellä ollaan julkishallinnossa ja järjestöissä, joista monet ovat juuri nyt pandemiakriisin keskeisiä toimijoita.

Osa johtoryhmistä on nyt tilanteessa, jossa joudutaan ottamaan käyttöön kriisijohtamisen työkaluja, ja osa taas pääsee sopeuttamaan toimintaansa huimaan kysyntäpiikkiin, joka edellyttää tuotannon nopeaa kasvattamista tai palvelutuotannon prosessien muuttamista.

Näitä kokonaisuuksia johdetaan nyt pitkälti etänä, jolloin virtuaalijohtamisen työkalupakki - jollei se ole ollut jo ennestään tuttu - on täytynyt sekä ottaa käyttöön että opetella vauhdikkaasti. Moni johtoryhmä on päässyt käytännössä ottamaan tulevaisuuden kyvykkyydeksi tunnistetun digiloikan ennakoimattoman nopeassa ajassa.

Kysyimme EK:n johtaja Taina Susiluodolta, jolla on vastuullaan osaaminen, digi ja HR, sekä markkinointi- ja sisältöpalveluja tuottavan Granon toimitusjohtaja Pekka Mettälältä, miten pandemian tuoma muutos- ja uudistumistarve on näkynyt heidän johtoryhmätyössään.

1. Miten teillä nyt viikon aikana on johdettu muutosta ja mitä tämä tilanne on teille tarkoittanut?

Taina Susiluoto: Siirryimme kaikki EK:ssa yli yön etätyöläisiksi, joten muutos on ollut huiman vauhdikas. Olin yllättynyt siitä, kuinka sujuvasti kaikki tapahtui. Olen itse asiassa aika ylpeä meidän digiloikasta koko etelärannan liittoyhteisössä, koska myös jäsenliittomme osallistuivat työhömme digivälineiden kautta ja osalle se oli uutta. Kartoitimme meidän tekemiset ja totesimme, että kaikkia EK:n tehtäviä voi tehdä etänä poikkeusoloissa. Teimme nopeasti linjauksen, että emme järjestä emmekä osallistu fyysisiin kokouksiin, joten kaikki meidän toiminta siirrettiin digialustoille.

Pekka Mettälä: Tämä täysin poikkeuksellinen tilanne on keskittynyt johtamisen kolmen kokonaisuuden ympärille: suojautumiseen, sopeuttamiseen ja uusiutumiseen. Muutosnopeus on hurja, jotta kykenemme turvaamaan henkilöstömme, vastaamaan nopeasti muuttuvaan kysyntätilanteeseen ja uuteen todellisuuteen, jossa asiakkaat kohdataan etänä. Lähijohtamista tehdään toistaiseksi ainoastaan tuotantoyksiköissä, kaikki muu johtaminen tapahtuu Teamsin ja puhelimen kautta. Myyntiä ja markkinointia organisoidaan pikavauhtia uuteen toimintamalliin, jossa pystytään testaamaan ketterästi uusia tuoteideoita asiakkailla ja säätämään myyntitoimenpiteiden painotusta päivätasolla sen mukaan, minkälaisille tuotteille- ja palveluille on kulloinkin kysyntää.

2. Mikä kaikki on muuttunut?

Susiluoto: Perustimme erillisen Korona-ryhmän, joka päivittää jatkuvasti tietoja koronaviruksen vaikutuksista. Siinä on sekä johtoryhmäläisiä että koronan kannalta keskeisiä asiantuntijoitamme. Jaamme keskenämme tietoa on-line sekä kansallisesti omista lähteistä, uutisista että Brysselin toimipisteemme kautta myös muiden maiden tilanteesta ja toimista. Teemme todella pitkiä päiviä nyt, kun tilanteet muuttuvat niin nopeasti ja maan hallitus tarvitsee meidän kautta tietoa yritysten tilanteesta ja teemme esityksiä kriisitoimenpiteiksi. Lisäksi tarjoamme nettisivujemme kautta yrityksille ja jäsenliitoillemme ajantasaista koronatietoa. Kävijämäärät meidän nettisivuilla ovat kasvaneet koronan myötä, mikä osoittaa tiedon tarpeen. Kokoamme tietoa laajalla skaalalla - tietoa löytyy verotuksesta, kriisituesta, taloudesta, turvallisuudesta, työvoiman liikkumisesta, etätöistä, työlainsäädännöstä aina koulutukseen ja perheiden etäarkeen saakka.

Olemme priorisoineet kaikki työtehtävät uusiksi 'korona-kriittisiin' ja niihin, joita voi tehdä myöhemmin tai jotka lakkaavat kokonaan. Edunvalvonnassa yhteydet eri ihmisiin ja organisaatioihin ovat tärkeitä, joten vaikuttamisen toimintatavat on pitänyt luoda uusiksi 'etäilyyn' sopiviksi.

Olemme myös tiivistäneet johtoryhmän kokoontumisten tahtia kriisin ajaksi ja otamme pieniä lyhyitä check-pointeja etänä useita kertoja viikossa videoyhteyden kautta. Myös vastuualueemme johtajat pitävät tiiviimmin yhteyttä omiin porukoihinsa, jotta tilannetietoisuus säilyy kaikilla ja tulee virtuaalitapaamisia työpäivän aikana. Teemme myös enemmän töitä yhteisvalmistelualustoilla ja pyrimme pois sähköpostista. Etätyö kriisiaikana on todella intensiivistä.

Mettälä: Puolet henkilöstöstä tekee etätöitä. Tuotantoyksiköihin ei päästetä ulkopuolisia. Kysyntä jakautuu todella epätasaisesti: osa tuotealueista on supistunut kymmeniä prosentteja, osassa tuotealueita kasvamme. Myös työsuhdeturvallisuuden tunne on heikentynyt ja huoli huomisesta on lisääntynyt. Todellisuus on iskenyt kovaa ihmisiin, osaan nopeammin osaan hitaammin, mutta toisaalta yhteisöllisyys on kasvanut ulkoisen uhkan takia.

3. Millaisia digi- tai muita uudistumisen loikkia on otettu?

Susiluoto: Meillä on onneksi huippuhyvä ICT-tiimi, joka järjesti saman tien kaikille pikakoulutusta etätyövälineisiin ja auttoi kaikki alkuun. Olimme johtoryhmänä jo yli vuosi sitten tehneet päätöksen, että johto opettelee omassa työssään käyttämään digilaitteita ja sitten tarkoitus oli askel askeleelta laajentaa sitä koko työyhteisöömme. No nyt se laajennus tuli tehtyä kerta hujauksella! Mutta kyllä siinä auttoi johdon ymmärrys, että tämä on mahdollista, koska olimme itse sitä jo tehneet.

Nyt seuraavaksi edessä on sen varmistaminen, että onnistumme etätyön hyvissä puolissa eli ajankäyttö tehostuu, asiat priorisoituvat ja olemme digikyvykkäitä. Samalla on huolehdittava siitä, että ne varjopuolet eivät pääse yllättämään eli työergonomia voi osoittautua kotioloissa erilaiseksi, työ ja vapaa-ajan erottaminen niin, että tulee tarpeeksi lepotaukoja aivoille ja näin kriisiaikana tietenkin kaikkien henkinen kestävyys ja paineensietokyky poikkeusoloissa. Porukka on ideoinut meille virtuaaliset iltapäiväkahvit aina klo 14.00 ja paikalle tulee ne, ketkä ehtii ja haluaa.

Mettälä: Henkilöstöltä on tullut valtavasti loistoideoita uusista tuotteista, säästökohteista ja toiminnan uudelleen kohdentamisesta. Olemme tuoneet markkinoille huippunopealla tuotteistusprosessilla ihan uusia tuotteita mm. suojalevyt kassoille ja turvaväliteipit myymälöihin. Olemme tarjonneet asiakkaillemme paljon aiempaa isommalla painotuksella digitaalisia ratkaisuita, kuten esim. aineistonhallintaa ja kampanjoita.

4. Miten oma arkesi on muuttunut nyt pandemian aikana?

Susiluoto: Joskus myöhemmin tätä voi sitten ihmetellä, mutta nyt mennään näillä mitä on ja ollaan avoimia uudelle tilanteelle. Perheessämme pyöritetään tällä hetkellä mieheni omaa arkkitehtifirmaa etänä, minun etäedunvalvontatyötä, poikani etäyläkoulua, tyttäreni etäalakoulua sekä 3-vuotiaan nuorimmaisen etäpäiväkotia. Vain kissat jatkavat oloaan, kuten ennenkin. Kyllähän tässä on pitänyt sopia perheen käytännöt uusiksi: kuka tekee missäkin huoneessa töitä ja koulua, jaettu nuorimmaisen hoitovuoroja, tsempattu lapsia läksyjen kanssa, muutettu olohuone treenisaliksi kilpaurheilevien lasten takia, ruoat tilataan kotiovelle ja juuri ketään ei tavata - eikä ainakaan isovanhempia. Kommelluksia sattuu päivittäin, mutta onpa talossa elämää.

Omassa työtiimissä eri ihmisillä on hyvin erilaisia perhetilanteita, joten sekin on muuttanut minun osalta toimintatapoja. Osalle sopii nyt paremmin keskustelut aamulla - toisille illalla. Toiset soittelevat ja toiset tykkäävät teamsin videopuheluista. Sama tilanne mieheni firmassa, joten perheen aiempi selkeä päivärytmi on nyt myllerryksessä. Olemme kuitenkin sopineet, että päivä alkaa ja päättyy ulkoiluun! Sillä varmistetaan hyvät unet ja pirteä aamu.

Mettälä: Teen 100 % etätöitä kotoa käsin. Olen nyt ollut perheeni kanssa vapaaehtoisessa eristyksessä 17 päivää. Huomaan kaipaavani työkavereiden ja asiakkaiden lähelle. Toisaalta on ollut ihanaa viettää paljon yhteistä aikaa perheen kanssa. Työpäivät ovat viime viikkoina olleet todella pitkiä, mutta yritän käydä pitkällä kävelyllä joka päivä ja tehdä lihastreenin kerran pari viikossa olohuoneessa. Stressitaso on ollut normaalia kovempi.

Tulevaan valmistautuminen

Taina Susiluodon kuvaama esimerkki EK:sta ja Pekka Mettälän esimerkki Granosta vahvistavat kuvaa ihmisten ja organisaatioiden resilienssistä. Uusia tapoja on otettu nopeasti käyttöön ja arki saatu rullaamaan uudessa kontekstissa. Tästä ajanjaksosta opimme varmasti myös tulevaa varten, ja nyt toimivia johtamisen tapoja kannattaa hyödyntää jatkossakin. Vaikka nyt elämme pandemiakriisin keskellä, on johtoryhmien silti suunnattava myös tulevaan, ja valmistauduttava siihen mitä pandemian jälkeinen aika tuo tullessaan. Tulevaa on vaikea ennustaa, mutta ainakin on varmistettava, että johtoryhmän uusiutumis- ja muutoskyky on kunnossa.

Teksti: Mari Tasanto
Kuvat: EK ja Grano

P.S. Tiesitkö, että HRM Partners valmentaa johtoryhmiä?